Provozní pokyny
Tištěný Zpravodaj slouží ke vzájemné komunikaci radnice s občany, k veřejné prezentaci aktualit, akcí i dalších událostí ve městě a k inzerci. Proto musí být průběžně zajišťována přiměřená termínová spolehlivost jeho vydávání.
Základní milníky při vydávání Zpravodaje jsou uzávěrka, předání do tisku a expedice. Průběžná doba od zadání do tisku k expedici je cca týden, termín uzávěrky pro autory je poslední den v měsíci, resp. 20. kalendářní den pro dotazy a názory.
Redakční přípravu od uzávěrky k předání do tisku realizují tři partneři
1 - tiskárna sestavuje podklady pro korektury a provádí úpravy dle připomínek RR
2 - radnice provádí kontrolu úplnosti informací z radnice, kalendáře a inzerce
3 - editor vydání řídí připomínkování korektur v RR a rozhoduje o předání do tisku
Základním nástrojem pro vzájemnou komunikaci zúčastněných partnerů je neveřejná rubrika na internetu, využívaná v postupných krocích
(1) - v pátek před jednáním RR převezme tiskárna zadané příspěvky a vyhlásí STOP*
(2) - po zpracování sazby tiskárna vyhlásí publikaci* korektury
(3) - v pondělí večer na zasedání RR je korektura projednána a formulovány připomínky
(4) - členové RR doplní připomínky, editor vyhlásí STOP* a další korekturu
(5) - kroky 2 a 4 se opakují dle potřeby - pokud připomínky nejsou, editor vyhlásí TISK*
Vyhlášení STOP*, publikace* a TISK* se avizují automaticky rozesílanými maily.
Zajištění plynulé a rychlé redakční přípravy vychází z principu decentralizované zodpovědnosti za změny navrženého postupu. To v praxi znamená, že editor vydání při pokynech k dalším krokům neprověřuje souvislosti, ale za uplatnění připomínek ve stanoveném režimu nebo za upozornění na důvody pro pozastavení zodpovídají zainteresovaní členové RR - výjimka pro RMM a ZMM viz dále.
Externí členka RR za radnici v rámci uvedené zodpovědnosti zastupuje zájmy vydavatele, tj. uplatňuje připomínky nebo důvody pro pozastavení jménem starosty a vedení města.
Důsledné uplatnění výše uvedeného principu znamená, že v pátek před pondělním jednáním RR v termínu (1) musí být na internetu kompletní podklady k obsahu čísla. Konkretně jako příspěvky, anebo upozornění na doplňky, které budou dodány v půběhu následných kroků (4) a (5) v rámci přípravy tisku.
Pro všechny běžné příspěvky to znamená, že pokud se nepodaří aby byly včetně autorizace připraveny v termínu (1) a pokud nebude na internetu v průběhu korektur ze strany členů RR nebo z radnice uplatněn požadavek na pozastavení tisku do jejich dokončení - nebudou do čísla zahrnuty.
V případě, že nejsou při rozhodování o předání do tisku v korektuře zahrnuty autorizované materiály kolem RMM a ZMM, editor vydání ověří u externí členky RR z radnice dobu pozastavení tisku.
Pro příspěvky, které byly rozhodnutím RR odmítnuty to znamená, že pokud podobně nebude z radnice uplatněn požadavek na pozastavení tisku do vyřízení odvolání - rovněž nebudou do čísla zahrnuty.
Tyto pokyny operativně stanovují organizační řešení ke zkrácení času od uzávěrky k expedici počínaje vydáním Zpravodaje č. 4/2012 a postupně budou upřesněny a doplněny dle potřeby.
Vydáno v rámci pověření dle kapitoly C návrhu Informačního řádu
koordinátor Informačního systému - Vlastimil Ćevela - 22.3.2012, upřesněno 31.3.2012
